Menü
E-számlára váltasz? Ezekre figyelj

E-számlára váltasz? Ezekre figyelj

A koronavírus járvány és a kötelező NAV adatszolgáltatási kötelezettség együttesen óriási szárnyakat adott a digitális megoldásoknak, ami a számlázópiacon is visszaköszönt. Egyre többen váltanak e-számlára, mert olcsóbb, gyorsabb, egyszerűbb és kényelmesebb, mint a papíralapú számlák vagy a kézi számlatömb használata. Ráadásul érintésmentes, ami járványhelyzetben külön előny. Te is váltanál? Akkor olvass tovább, mutatjuk a legfontosabb tudnivalókat!

Mi az az e-számla?

A e-számla, elektronikus számla vagy digitális számla egy online számlázó programmal kiállított bizonylat, amelynek kiállítása és a befogadása is online, digitálisan történik. 

Legfontosabb tudnivalók, ha e-számlát állítasz ki

Az e-számlák kiállítása csak arra alkalmas számlázó programmal történhet, a bizonylat továbbítása pedig ugyanígy digitálisan, e-mailben valósul meg. Az e-számlákat nem kell nyomtatni, viszont a papír alapú számlákhoz hasonlóan 8 évig kötelező őket megőrizni, digitális formában. 

Az e-számlával szemben kötelező elvárás, hogy

a kiállítója egyértelműen beazonosítható, hiteles legyen,

az adattartalma nem változhat, nem sérülhet, nem veszhet el, tilos törölni és módosításra sincs lehetőség, 

olvasható legyen és a jogszabály szerint max. 3 napon belül be kell tudni mutatni.

Tipp: Számlázó program választáskor figyelj arra, hogy a program mennyi ideig és milyen feltételekkel őrzi meg a számláidat. Ha ez nem biztosított, akkor neked kell gondoskodni a megfelelő archiválásról. Érdemes pl. rendszeresen időközönként vagy év végén egyben letölteni a számlaadatokat. 

A NAV online számlaadási kötelezettség az e-számlákra is ugyanúgy vonatkozik. A kézi számlákkal szemben viszont óriási könnyebbség, hogy a feladat akár automatizálható is. Egyes számlázó programokat össze lehet kapcsolni a NAV Online Számla rendszerével, így az e-számla kiállításakor a rendszer emberi beavatkozás nélkül küldi be a bizonylatot, nem kell ezt külön, manuálisan megtenni. 

Gyakori kritika az e-számlával kapcsolatban, hogy a spamszűrő kiszűri a bizonylatot, így az nem jut el a címzetthez. Ez könnyen kiküszöbölhető, ha a számla befogadója előre biztonságos küldőnek állítja be az e-mail címet, amiről a számlát várja. Érdemes ugyanakkor a számlázó program választásakor azt is ellenőrizni, hogy a rendszerben követhető-e az e-számla története. Így azonnal észrevesszük, ha a címzett nem kapta meg a számlát.

Fontos tudnod, hogy e-számla kiállítására csak akkor van lehetőség, ha a fogadó fél ebbe beleegyezett, ennek azonban nem kell írásban megtörténnie. A számla befogadása és kifizetése ugyanúgy beleegyezésnek tekinthető. Ha viszont a partnerünk ragaszkodik a papír alapú számlához, és az e-számla befogadását egyértelműen elutasítja, akkor kötelesek vagyunk papír alapú számlát készíteni.

E-számla az ügyféloldalon

A digitális számlák befogadása egyszerű és kényelmes. A papír alapú számlákhoz képest azonban van néhány tudnivaló, amelyre érdemes odafigyelni.  

A digitális számlákat nemcsak kiállítani és továbbítani, de tárolni és iktatni is digitális formában kell. Ez nemcsak a számla kiállítójára, de a befogadó félre is ugyanúgy vonatkozik. Ezeket a számlákat tehát nem kell nyomtatni, egyszerűen le kell menteni egy erre a célra létrehozott mappába. 

Tipp: Érdemes a számlákat valamilyen rendszer szerint csoportosítani, pl. havonta vagy beszállítóként külön mappába rendezni, így bármikor pillanatok alatt előkereshető. Ha havi bontásban mentjük a számlákat, akkor a mappát hó végén egyben át is lehet küldeni a könyvelőnek. 

A digitalizációra nyitott könyvelőknek a könyvelés sem fog gondot jelenteni. Sőt az automatikus könyvelési megoldásokkal még sok időt is spórolnak, mert a számlákat nem kell manuálisan rögzíteni, elég a számlaadatokat feltölteni a rendszerbe. 

A NAV Online Számla rendszerben a számla kiállítását követően megjelennek a számlaadatok, ez azért is hasznos, mert akkor is értesül a számla címzettje a számla kiállításáról, ha az e-számlát a spamszűrő megfogta. Ez legkésőbb hó végén a könyvelés leadásakor a könyvelőnél kibukik. 

E-számlára váltanál? 

Töltsd ki a Számlázóválasztót és segítünk megtalálni a számodra ideális e-számlázót!

Kitöltöm »


Még nem találtad meg minden igényednek legjobban megfelelő számlázó programot?

Válaszd ki a számlázóválasztó segítségével itt.

Kézi számlatömb, telepíthető számlázó vagy online számlázó program? Melyiket válasszam?

Kézi számlatömb, telepíthető számlázó vagy online számlázó program? Melyiket válasszam?

A NAV online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség bevezetése alaposan átrendezte a számlázó programok piacát, és egyre több...

Kifizetődő-e az automatizálás bevezetése a webáruházadban? Cikkünkből kiderül! (X)

Kifizetődő-e az automatizálás bevezetése a webáruházadban? Cikkünkből kiderül! (X)

Sokszor halljuk: az idő pénz. Nem is találhatnánk ennél találóbb mondatot ide, hiszen a legfontosabb szempont, amely az autom...

Minden, amit számlázóprogram-választás előtt tudnod kell

Minden, amit számlázóprogram-választás előtt tudnod kell

A számlázó program választását ideális esetben tudatos, átgondolt döntési folyamat előz meg. Hiszen a választott rendszert ha...

Bevezető tippek webáruház indításhoz (X)

Bevezető tippek webáruház indításhoz (X)

Online értékesítés, számlázás, készletnyilvántartás. Webáruházat indítani egy nagyon izgalmas kihívás, és azt látjuk, rengete...