Menü
5 ok, amiért már érdemes végleg elfelejteni a kézi számlatömböt

5 ok, amiért már érdemes végleg elfelejteni a kézi számlatömböt

A digitalizáció és a koronavírus járvány miatt egyre inkább az online térbe tolódó ügyintézés korában megdöbbentő látni, hogy még mindig vannak vállalkozások, akik kézi számla kiállítására pazarolják az idejüket. Annál is inkább, mert ezeket az adatokat max. 4 napon belül ugyanígy online is rögzíteniük kell. Jöjjön egy kis gyorstalpaló a nehezebben váltóknak.

1. Mindenképpen online is rögzíteni kell a számlaadatokat

Évek óta tudjuk és már csak hetek választanak el véglegesen attól, hogy minden számlát be kelljen küldeni a NAV részére. A NAV számlaadat-szolgáltatás erre vonatkozó szabályozása 2021. január 4. óta hatályos. Mint ismert, 2021. március 31-ig azonban szankciómentességet biztosít az adóhatóság. 

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a kézi számlával kiállított számlák meghatározott adatait manuálisan, kézzel kell rögzíteni a NAV Online Számla rendszerébe. Ez több problémát is felvet. 

Az adatrögzítési kötelezettség gyakorlatilag plusz adminisztrációs terhet jelent a vállalkozó részére, szinte duplán kell elkészíteni a számlát, egyszer kézzel, egyszer pedig számítógéppel. Ez már önmagában is felesleges időpocsékolás, és még nem számoltuk azt az időt, amíg a rendszer belép a NAV Online Számla rendszerbe és megkeressük az adatszolgáltatáshoz szükséges felületet. 

Bár ez alkalmanként csak 5-10 percet vesz igénybe, az egész év alatt kiállított számlák esetében azonban már értékes órákat jelent. Szemben a ténnyel, hogy mindez egy online számlázó rendszerrel teljesítve teljesen automatikusan is megoldható. A számlakiállítás pillanatában ugyanis a rendszer automatikusan feltölti az adatokat a NAV Online Számla rendszerbe. Erről ITT is írtunk korábban. 

Ha nem is kell több érv, akkor KATTINTS IDE, segítünk kiválasztani a számodra legideálisabb online számlázó rendszert. 

2. Lassú és nagy a hibázási lehetőség

A kézi számla kiállítása - bármennyire is gyakorlottak vagyunk - lassú folyamat. Azt tapasztalom, hogy a kézi számlát használók a korábbi számlák mintája alapján készítik az új bizonylatot. Bizonytalanok melyik sorokat kell kitölteni, hova és mit kell írni, és bizony gyakran lemarad a kötelezően feltüntetendő adószám is, ha egy másik vállalkozás a vevő. A kiállított számlát utólag nem szabad módosítani, ha pedig stornózzuk, kezdhetjük elölről az egészet. 

Ezzel szemben az online számlázó rendszerekben pontosan meghatározott, hogy mely sorokat kell kitölteni. Ha a vevő vállalkozás, sok esetben nyilvános cégadatbázisból behívhatók a hiteles cégadatok, így elég megadni a vállalkozás nevét, a rendszer pedig automatikusan kitölti a címet és az adószámot is. Ugyanígy megadja helyettünk a számlázó a számla dátumait, kiszámolja helyettünk a nettó és/vagy bruttó értéket, az áfát és a végösszeget is. 

Ha a számlakiállítás során észrevesszük a hibát, könnyű azt javítani. Ha viszont már csak a kiállítás után tűnik fel, akkor egy gombnyomással lehet stornózni, másolatszámlát vagy éppen módosítószámlát készíteni mellé. Ez azért jó, mert nem kell minden adatot újra beírni, elég a téves adatot javítani. 

Természetesen a számlázóban rögzített adatok a NAV Online Számla rendszerbe is hiba nélkül kerülnek továbbításra. A számlázó rendszer pedig azt is figyelembe veszi, hogy eltérő a kötelezően megadandó adatok sora, ha vállalkozás ill. magánszemély a vevő. 

3. Hihetetlen, de a számlázó rendszer olcsóbb

A kézi számlatömbök ára 400 Ft körül mozog, amiért 20 db számlát állíthatunk ki. Ezzel szemben a piacon számos ingyenes online számlázó rendszer érhető el. 

A Számlázóválasztóban is megtalálod őket. Töltsd ki a tesztet »

4. Megspórolod a nyomtatási- és postaköltséget is

Ha nem ragaszkodsz a nyomtatott, kézzel fogható számlákhoz, azzal további összeget spórolhatsz meg. Az online számlázó rendszerben kiállított számlákat ugyanis e-mailben is továbbíthatod a vevőnek, ehhez csak az e-mail címére lesz szükséged.

Tévhit, hogy csak az e-számlákat lehet e-mailben küldeni. Papír alapú számlát is továbbíthatsz e-mailben, arra azonban figyelned kell, hogy ezt neked és a vevőnek is ki kell nyomtatni.

5. Igényesebb lesz a számlázásod

Egy online számlázó rendszerrel készített számla minden kétséget kizáróan szebb, mint egy kézi számlatömbből kiállított számla. Elhelyezheted rajta a logódat is, így még könnyebben azonosítható a vállalkozásod. 

Mindent egybe véve, igényesebb hatást kelt a vállalkozásodról is. 

Döntöttél? Váltasz? Segítünk a választásban. Töltsd ki a Számlázóválasztó tesztet »

Még nem találtad meg minden igényednek legjobban megfelelő számlázó programot?

Válaszd ki a számlázóválasztó segítségével itt.

Rendet tennél pár nap alatt a boltod és a webshopod között? – Válaszd az Innvoice-t! (X)

Rendet tennél pár nap alatt a boltod és a webshopod között? – Válaszd az Innvoice-t! (X)

Az Innvoice Boltmenedzser összeköti boltodat UNAS vagy Shoprenter webáruházaddal, így egyszerűbb a dolgod, mint valaha! De mi...

Nem mindegy, miért számlázol adómentesen

Nem mindegy, miért számlázol adómentesen

A NAV számlaadat-szolgáltatási kötelezettség kiterjesztésével 2021. január 4-től minden számlát be kell küldeni az adóhatóság...

Számlázóválasztás szempontjai 2021-ben - 1. rész.

Számlázóválasztás szempontjai 2021-ben - 1. rész.

A NAV számlaadat-szolgáltatás bevezetése, a digitalizáció előretörése, a technikai újítások megjelenése újabb és újabb ajtóka...

5 ok, amiért már érdemes végleg elfelejteni a kézi számlatömböt

5 ok, amiért már érdemes végleg elfelejteni a kézi számlatömböt

A digitalizáció és a koronavírus járvány miatt egyre inkább az online térbe tolódó ügyintézés korában megdöbbentő látni, hogy...